Cómo configurar Trados Studio para traducir una hoja de Excel

Si eres asiduo a este blog de Gonduana, te habrás dado cuenta que llevamos ya una serie de artículos dedicados a las tablas de Word. Ahora quería cambiar de tercio y dedicar unos artículos a mi aplicación preferida, Excel, y ver cómo configurar Trados Studio para traducir una hoja de Excel, viendo las posibilidades que existen con una herramienta de traducción asistida tan potente como Trados Studio.

Dedicaré este artículo a ajustes generales de Trados Studio y en próximos artículos tratarán de aprovechar más profundamente todas las posibilidades de Trados Studio para traducir una hoja de cálculo de Excel.

Así pues… ¿empezamos?

En Trados Studio puedes decidir si traducir o no los siguientes elementos de cualquier hoja de Excel:

• los comentarios
• el encabezado y el pie de página
• el texto oculto
• el texto alternativo de los gráficos insertados
• propiedades el documento

Pues bien, en Trados Studio tienes los siguientes ajustes al respecto en este cuadro de diálogo:

Configuración por defecto de Trados Studio para traducir una hoja de Excel - Común

Estos ajustes de Trados Studio los tienes en dos posibles rutas:

1. menú Archivo > Opciones > Tipos de archivo > Microsoft Excel 2007-201x > Común (el mostrado en la figura)
2. Configuración del proyecto > Tipos de archivo > Microsoft Excel 2007-201x > Común

Elige una u otra ruta según lo que quieras conseguir.

Nota 1: la «X» en «201X» indica que, dependiendo de la versión de tu Trados Studio, puedes tener «2013» o «2016». En este caso es «2013», ya que las capturas estás hechas con Trados Studio 2014, que no es compatible con la versión 2016 de Microsoft Excel. Solo la versión 2017 de Trados Studio es compatible con Microsoft Excel 2016.

Nota 2: Tienes los mismos ajustes para el tipo de archivo Microsoft Excel 2000-2003, en caso de que tengas una hoja con la extensión antigua XLS (no XLSX).

Vamos a repasar estas posibilidades que brinda Trados Studio para traducir una hoja de Excel:

1. Traducir los comentarios

Al igual que en Word, con Trados Studio puedes decidir si vas a traducir los comentarios insertados.

Ya sabes que puedes verlos si colocas el ratón en cualquier celda con un comentario (marcadas con el vértice superior derecho de color rojo):

Nota: Si decides traducir los comentarios, Trados Studio incluirá de palabras de los comentarios en el recuento final. Por tanto, deberás tenerlo en cuenta a la hora de preparar el presupuesto al cliente.

Por defecto, esta casilla Traducir comentarios está sin marcar:

De modo que tendrás que marcarla si el cliente te dice que tienes que traducir los comentarios, para que Trados Studio los extraiga en el Editor:

Fíjate que en la columna de información de estructura, los segmentos con comentarios aparecen con el identificador COM (de COMentarios).

2. Traducir los encabezados y pies de página

Ya sabes que en Excel puedes personalizar los encabezados y pies de página en el menú Archivo > Imprimir > Configurar página > pestaña Encabezado y pie de página:

Estos textos del encabezado y del pie de página aparecerán al imprimir la hoja de Excel (ojo, también al crear un PDF) y en la vista previa (menú Imprimir de Excel).

Pues bien, esta casilla te permite extraer o no estos textos en el Editor de Trados Studio:

Por defecto, esta casilla está marcada, seguramente porque es un contenido que no se ve fácilmente cuando se abre una hoja de Excel.

Si tienes marcada la casilla Traducir encabezados y pies de página, Trados Studio extraerá estos textos del encabezado:

y del pie de página en el Editor:

Nota: Es normal que el texto del pie de página no sea consecutivo al del encabezado, sino que entremedias haya segmentos correspondientes a las celdas con texto.

Fíjate que los segmentos que extrae Trados Studio que corresponden al contenido de encabezado y pie de página tienen la columna de información de estructura con el identificador PHF (del inglés Page Header & Footer).

3. Traducir el contenido oculto (columnas, filas hojas)

Ya sabes que en Excel puedes ocultar filas o columnas muy fácilmente:

No solo eso, sino que también puedes ocultar las hojas completas (haz clic con el botón derecho encima de la pestaña de la hoja que quieres ocultar):

Ten en cuenta que el contenido oculto no es contenido borrado para siempre, sino que está ahí, aunque no lo veas…

Pues bien, de forma predeterminada, Trados Studio no extrae el texto de filas, columnas y hojas ocultas. Dicho de otra forma, si no cambias la configuración de Trados Studio, solo traducirás lo que ves al abrir la hoja en Excel.

Ahora bien, si necesitas traducir este contenido oculto, solo tienes que marcar la casilla Contenido oculto (columnas, filas hojas):

D esta forma, Trados Studio extraerá también el texto oculto (de filas, columnas y hojas) en el Editor

Si haces la prueba, verás que el Editor de Trados Studio no te indica que el texto procede de contenido oculto. La columna de información de estructura muestra una C (de Celda) indistinguible del de las celdas visibles:

4. Traducir el texto alternativo de los gráficos

Esto es importante, porque suele ser una pregunta recurrente en foros de traducción:

«¿Qué son esas cosas raras que se ven en el Editor de Trados Studio, pero que no veo en Excel?»

Es posible que sea el texto alternativo de las imágenes insertadas en la hoja de Excel. Para ver en Excel el texto alternativo de una imagen insertada, haz clic sobre ella con el botón derecho > Tamaño y propiedades (o bien Formato de imagen) > menú Texto alternativo:

Si tienes marcada la casilla Texto alternativo de los gráficos en Trados Studio:

el texto del cuadro Descripción de la imagen aparecerá para traducir en el Editor de Studio:

Fíjate que:

• Los segmentos que extrae Trados Studio que corresponden a la descripción de la imagen insertada tienen la columna de información de estructura con el identificador WS (del inglés Work Sheet).
• Trados Studio no extrae el texto del cuadro Título, solo el de Descripción.

5. Traducir las propiedades del documento

Las propiedades de los documentos de cualquier aplicación de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint, están en el menú Archivo > Información.

En el panel derecho verás algo parecido a esto:

Se trata del autor, el título, las etiquetas, las categorías, un comentario general, etc. del documento de Excel.

Nota: Para ver todas las propiedades, es posible que necesitas pulsar en el enlace Mostrar todas las propiedades, también en el panel derecho:

Además, también puedes añadir las propiedades que necesites en el menú Archivo > Información > Propiedades > Propiedades avanzadas:

En este cuadro de diálogo, pestaña Personalizar, podrás añadir, cambiar las propiedades que quieras:

Ten en cuenta que todo este contenido de las propiedades se descarta de forma predeterminada, de modo que si necesitas traducirlo, deberás marcar la casilla Propiedades del documento:

para que Studio lo extraiga en el Editor:

Fíjate que:

• Los segmentos que extrae Trados Studio que corresponden a propiedades del documento tienen la columna de información de estructura y con el identificador DP (del inglés Document Properties).
• Trados Studio no distingue entre títulos, etiquetas, categorías… Si quieres saber qué es cada segmento, deberás abrir el menú Archivo > Información en Excel.
• En contra de lo que uno pudiera esperarse, Trados Studio NO extrae las propiedades personalizadas añadidas desde el menú Archivo > Información > Propiedades > Propiedades avanzadas y pestaña Personalizar. Tenlo en cuenta ya que este contenido puede aparecer en las celdas y, por tanto, deberás traducirlo en Excel, fuera de Trados Studio.

Qué hacer con la configuración de Trados Studio

Lo habitual es que abras una hoja de Excel en Trados Studio y veas que te falte algo o te sobre algo.

En este caso, sigue los siguientes pasos para extraer todo lo necesario y solo lo necesario en Trados Studio:

1. Borra el documento abierto de la lista de archivos abiertos en Trados Studio.
2. Cambia la configuración del proyecto (o las opciones generales) a tu gusto en Trados Studio.
3. Vuelve a abrir el mismo documento en Trados Studio.
4. Comprueba que Trados Studio extrae todo el texto que quieres y que no extrae el que no quieres.

Conclusiones de configurar Trados Studio para traducir una hoja de Excel

Hemos visto que Trados Studio es una herramienta muy versátil para traducir ciertas partes de una hoja de Excel y, al mismo tiempo, no extraer otras porque no hace falta traducirlas y te despistarían como traductor.

En concreto, hemos visto los ajustes correspondientes para decidir extraer:

• los comentarios
• el encabezado y pie de página
• texto oculto
• texto alternativo de los gráficos
• propiedades del documento

En el próximo artículo profundizaremos en otras opciones de Trados Studio para tratar las hojas de Excel.

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