Si este artículo fuera un menú de restaurante, sería «Una de comodines de Word sin olvidar quitar los duplicados en Excel».
¿Quieres saber cómo quitar los duplicados en Excel de una lista?
¿Como aperitivo quieres un ejemplo real de comodines de Word para borrar lo que no te interesa?
Aquí lo tienes en un caso real, como la vida misma…
Espero que todos los platos sean de tu agrado.
Planteamiento del problema
Se trataba de un nuevo cliente. Desde su página web, extraje un listado completo de marcas de empresas.
El motivo, realmente no importa, pero por si estás interesado, te diré que era para llenar con variables una memoria de traducción para la herramienta TAO que usamos internamente, SDL Trados Studio. El motivo es que Studio trata a las variables como elementos especiales, y por ejemplo si IBM y Microsoft son variables de la memoria de traducción, las siguientes cadenas serán idénticas:
- Precio del software de IBM
- Precio del software de Microsoft
Interesante, ¿verdad?
Pero nos estamos saliendo del objetivo; ya le dedicaré otro artículo a las variables.
Por ahora, fin de la digresión, y volvemos a nuestra lista que tenía esta pinta:
Nota: Si te resulta chocante ver símbolos raros de la anterior captura, te diré que en Word tenía pulsado el símbolo del calderón de la ficha Inicio, grupo Párrafo:
De esta manera, se ven los caracteres normalmente invisibles en Word: espacios y retornos de línea.
El formato era: unos cuantos espacios al principio, el nombre de la marca, un espacio y un número de uno o varios dígitos entre paréntesis.
Solo quería guardar la marca; el resto me molestaba.
¡Y era un listado de unas 300 líneas!
Podría haberlo borrado manualmente lo que me molestaba, pero por experiencia sabía que esto era terreno propicio para los comodines de Word.
Logré lo que quería en solo unos pasos:
1.- Borrar los espacios iniciales en Word
Para borrar los espacios iniciales, podrías pensar que serviría este patrón de búsqueda:
{3;}
¡Pero no sirve!
El motivo es que, si te fijas, hay espacios «normales» (aparecen así, ·, en Word), y otros que son «duros» (aparecen así, °, como circulitos).
Para poder cubrir ambos espacios necesitas este patrón de búsqueda en Word:
[ ]{3;}
Lo que hace este patrón de búsqueda es encontrar un espacio (normal o duro) repetido al menos 3 veces.
El primer espacio dentro de los corchetes es en realidad el carácter que sale al presionar ALT+0160 en tu teclado numérico (espacio duro). El segundo espacio es el espacio habitual.
Así, pues [ ]{3;} encontrará al menos tres espacios: o .
Nota 1: en función de la configuración de tu sistema operativo, es posible que tengas que cambiar el punto y coma por una coma dentro de las llaves.
Nota 2: Si quieres saber más sobre los corchetes y llaves como comodines de Word, puedes repasar este artículo de Gonduana: Los comodines de Word a fondo: teoría y práctica
El patrón de sustitución es simplemente el vacío, que equivale a borrar el texto encontrado.
Para ejecutar el reemplazo en Word, hay que pulsar el botón Reemplazar de Word:
o bien el atajo de teclado CTRL+L.
Cuando aparezca el cuadro de diálogo de Buscar y Reemplazar, deberás escribir el anterior patrón de búsqueda en el campo Buscar y dejar vacío el campo de Reemplazar con:
No te olvides de marcar la casilla Usar caracteres comodín.
Para terminar, pulsa el botón Reemplazar todos y verás que se borran todos los espacios iniciales, como querías:
Todo bien, ¿verdad?
Seguimos con el segundo paso:
2.- Borrar los números entre paréntesis en Word
Para borrar todos los números que estén dentro de los paréntesis (más espacio inicial y los paréntesis) necesitamos el siguiente patrón de búsqueda:
\([0-9]*\)
El patrón \( busca el paréntesis de apertura (. Fíjate que el símbolo del paréntesis de apertura debe ir precedido por una antibarra, es decir, así \(. El motivo es que el paréntesis, por sí solo, tiene un significado especial en los comodines de Word. Para indicar que es un paréntesis normal, y no el sentido especial como comodín, hay que precederlo con una antibarra \. Fíjate también que al inicio del patrón de búsqueda hay un espacio. De esta forma, al final lo borramos también sin esfuerzo adicional.
Después, el patrón [0-9] busca un dígito del 0 al 9.
Luego le sigue el asterisco * lo que hace buscar al menos un dígito.
Terminamos el patrón de búsqueda con el paréntesis de cierre \), que también va precedido por una antibarra por el motivo ya mencionado.
Igual que antes, ejecuta un reemplazo global en Word con el anterior patrón de búsqueda.
Al terminar el reemplazo, tendrías un documento así en Word:
3.- Quitar los duplicados en Excel
Hasta aquí, los comodines de Word ya me han ahorrado un buen trabajo, pero lo que sigue es la guinda.
Como ves en la anterior figura, hay duplicados en esa lista, como IBM y Microsoft:
Como me conviene dejar la lista sin duplicados, vamos a borrarlos.
¿Cómo?
Quizás lo más fácil es hacerlo en Excel.
Ya verás: copia la lista de Word (CTRL+E, para seleccionar todo, y CTRL+C para copiar al Portapapeles de Windows), abre un documento nuevo en Excel y en la primera fila de la primera columna pega el contenido del Portapapeles (CTRL+V):
Después, selecciona esa primera columna y en la cinta de Excel, selecciona la ficha Datos y busca el botón Quitar duplicados dentro del grupo Herramientas de datos:
Pulsa el botón Quitar duplicados y tendrás la lista limpia, sin los duplicados:
Rápido y sencillo, ¿verdad?
Conclusiones
Como ves, quitar los duplicados en Excel es muy fácil: solo tienes que saber que esa opción existe desde la versión 2007 de Microsoft Excel.
Lo más difícil, muchas veces es acordarse de que está en la ficha Datos de la cinta de Excel.
Excel te borra los duplicados de forma totalmente automática y en unos segundos.
¡Una maravilla!
Como entremeses tuvimos unos ricos comodines de Word.
Solo con los comodines me ahorré unos 10 minutos de tarea ingrata de borrar espacios y números que molestaban. Además de la velocidad, tuve la total seguridad de que borré correctamente, ni más ni menos, una seguridad que no tendría si lo hubiera hecho a mano.
Espero que todo estuviera apetitoso y a tu gusto.
🙂
Para el robot que no deja de decir «¡No computo!» he empleado una imagen con licencia CC Attribution-Share Alike 4.0.
* * * * * *
Nada más, solo un par de recomendaciones si te interesan los comodines de Word o las posibilidades de Excel:
- Lee los otros artículos de comodines o de Excel de este mismo blog. Los tienes todos si filtras por «comodines» o «Excel» en la nube de etiquetas (columna derecha del blog).
- Suscríbete al boletín del blog, o sígueme en LinkedIn o Twitter (@jssprt). De esta manera, serás el primero en enterarte de la publicación de los artículos.
* * * * * *
Se agradece la imagen del robot a Proycontec con licencia CC Attribution-Share Alike 4.0, sin cambios implementados en la misma y uso comercial permitido.
