Errores en las facturas de traductores

De verdad de verdad: ¿Quién no ha visto algún error en alguna factura?

Es más: ¿Quién no ha enviado nunca una factura con algún error?

En este artículo veremos los fallos que he visto en vuestras facturas; sí, en facturas que me habéis enviado.

Por supuesto, no demostraré gráficamente los errores, porque hay dignidad después de todo, el anonimato sigue siendo sagrado y el escarnio personal no ayudaría en nada a evitar estos errores. Además, querido traductor, si estás leyendo este blog, es porque te fías de mí, ¿verdad?

El nombre

No me refiero aquí a no poner un alias, como Chuchi o Chechu, pues nunca he visto un hipocorístico en ninguna de las miles de facturas que han pasado por mis manos.

Me refiero a poner en la factura exactamente tu nombre como aparece en Hacienda, es decir, con los mismos datos que diste cuando te diste de alta con el formulario 036 o 037 (en España).

Si diste 3 nombres (Fulanito Menganito Perengano) y 2 apellidos (Díaz Roca) a Hacienda, ya lo sabes: pon exactamente eso en la factura.

Lo cual implica que nada de añadir florituras, ni siquiera «señor» ni «señorita»…

Tampoco pongas tus títulos universitarios, como «BA HONS». Sí, créeme que también he visto el nombre de algún traductor como «BA HONS» en el formulario 190, que, por si no lo sabes, es el que rellenan las empresas con las cantidades a cuenta retenidas de IRPF en España. Si no quieres tener líos con Hacienda, lo mejor es no llamar la atención con coletillas que no vienen al caso. Hacienda solo ve contribuyentes, ¿verdad? Le da igual si eres hombre, mujer o hermafrodita, si eres conde o duque, si eres doctor o no tienes ni el graduado escolar…

También recuerdo el caso de «Dottissima» o «Dott.ssa» (creo que es «licenciada» en italiano). La gestoría contable llamó «Dottissima Sara» a una traductora italiana en el mencionado formulario 190.

Lo repito: para Hacienda solo somos contribuyentes. ¡Fuera la paja en las facturas!

En cuanto a la filiación, solo necesitas dar estos datos:

Fulanito de Mengano y Perengano
Calle del Percebe, 13
27172 Villaconejos de Abajo
NIF.: 31415926P

Nota: Desde este año, es posible que lo hayas sufrido en tus propias carnes autónomas, la Hacienda española ha endurecido las condiciones para dar por válido un nombre en el formulario 190. Por eso, te lo suplico: escribe tu nombre exactamente como lo tiene Hacienda.

Te recomendaría que tampoco escribieras tu profesión cerca del nombre. Nunca me ha pasado, pero temo que la gestoría escriba algún día el apellido «Übersetzer»…

Por ejemplo, si tu marca comercial fuera «Traducciones Sóficas», me ahorrarás unos segundos de revisión si no la escribes cerca de tu nombre… Hacienda desconoce tu marca comercial, ¿verdad?

Si a pesar de mis benditas recomendaciones decides poner algún cargo, título nobiliario u otro elemento no indispensable en una factura, te recomiendo ponerlo en otro lugar. Por ejemplo los datos necesarios de la factura a la izquierda, mientras que los datos innecesarios los dejas a la derecha, bien separados. O tus datos necesarios arriba; los no necesarios, al pie de la página.

¿Te parece bien esta última concesión?

Tu dirección

Puede pasar que entre factura y factura te mudes a otra dirección, incluso a otra provincia.

Por supuesto, tu dirección es importante y debe plasmarse en la factura; si no, no habría que incluirla en la factura.

Que sepas que las empresas tenemos la obligación de comunicar a Hacienda en qué provincia trabajas como autónomo. Por este motivo, tienes que tener actualizada tu dirección en la factura.

Si te parece un motivo banal, entonces espero que lo reconsideres tras esta breve historia de terror: Si la dirección que has comunicado a Hacienda es distinta a la que aparece en las facturas, sonará una alarma automática en los servidores de Hacienda, tras lo cual, es posible que alguien mire con lupa tus declaraciones de impuestos y encuentre detalles que quizá no hubieran salido a la luz de otra forma. El final de la historia es un traductor despellejado vivo por descuidar la dirección de sus facturas.

Por tu bien: las facturas, con la dirección correcta, por favor.

Cuenta bancaria

¿¡Te lo puedes creer!?

¡Falta tu cuenta bancaria en la factura!

¿Cómo quieres que te pague cuando nuestra forma de pago es por transferencia bancaria?

¿Recuerdas que te lo dije cuando hablamos la primera vez, antes de enviarte el primer pedido? Pagamos por transferencia bancaria; al menos es así el 99,99 % de las veces…

Viene a colación: No me canceles la cuenta bancaria en el ínterin (entre que me envías la factura y te llega la transferencia bancaria). De acuerdo, las relaciones con los bancos son insondables y puedes llegar a sentir un impulso irrefrenable de cancelar urgentemente tu cuenta bancaria… Pero en este caso, ¡avísame!

Las cifras

El apasionante mundo de los números en las facturas…

Quizás sea la rapidez o que no revisas la factura antes de enviarla.

Quizás sea una vuelta a tu odiada clase de matemáticas, pero no es excusa para hacer mal tus facturas.

Hay varias posibilidades de cometer un error con las cifras. Las veremos todas:

Las cifras decimales

Las cifras, por favor, con 2 cifras decimales. Los céntimos, redondeados.

¿No estás seguro de cómo redondear? Pues aquí tienes un enlace a un artículo de Gonduana para redondear cifras.

Creo que me récord de decimales en una factura fue en la cifra de 457,12345 euros, cuando debería haber sido 457,12 euros.

Hacienda sabe que esto de redondear es un rollo, así que en las cuentas anuales puedes declarar ahí los céntimos que no cuadran. Pero eso no es excusa para no enviar una factura con los 2 decimales que pide Hacienda.

Las operaciones

Cuesta creerlo pero a veces los traductores envían importes mal sumados.

De nuevo, Excel lo hace más fácil que Word.

Con la calculadora tienes muchas probabilidades de teclear mal las cifras. Créeme, he visto muchas veces un 397 cambiado a 379, por ejemplo. En estos casos, siempre hay que corregir la factura.

Recomendación: mejor una plantilla en Excel que en Word. No es imposible en Word, pero Excel te facilita la vida al redondear y calcular.

Tipos de impuestos

Me refiero a los porcentajes de cada impuesto, que en España son el IVA y el IRPF y, que en los momentos en que te escribo, son del 21 % y del 15 %, respectivamente.

El caso es que por imperativo legal tienes que poner estos porcentajes de tipos de impuesto.

Pero me siguen llegando facturas sin los porcentajes de tipos.

🙁

Viene a colación: Seguramente ya sabes los políticos en el poder deciden cada cierto tiempo cambiar los tipos de IVA e IRPF. Así que no des nunca por buena una plantilla que no usas desde hace unos meses, mucho menos, si es de hace un año, porque puede tener los tipos antiguos…

Número de factura

Te lo creerás o no, pero a veces recibo una factura que tiene el mismo número factura que la anterior del mismo traductor. Admito que es fácil caer en este error, pero tienes que evitarlo a toda costa.

Al final del artículo te doy algunas directrices.

Número de serie de la factura

Si usas números de serie en tus facturas, tienes que tener cuidado con ellos, porque los traductores me envían facturas que es imposible que sean correlativas, uno de los requisitos que deben cumplir.

La fecha de facturación

Me crees si te digo que recibo constantemente facturas emitidas el año anterior, ¿verdad?

Este año ha pasado recibir ninguna factura emitida el 30 o 31 de febrero, fechas ambas imposibles. A ver el año que viene…

Idem, eadem idem para la fecha de cobro.

El NIF

La factura no vale nada si el NIF (número de identificación fiscal) es incorrecto.

Siempre reviso las facturas antes de dar las por buenas, pero en principio yo no puedo saber si tu NIF es correcto; en cambio, la asesoría contable lo detecta en seguida. Si la asesoría me llama porque tu NIF es incorrecto, te llamaré para pedírtelo.

¿Motivos de un NIF incorrecto? Puede tratarse de tu primera factura o porque justo acabas de cambiar de plantilla de factura. En fin, no dejes que piense que es el primer motivo, aunque tu currículum diga lo contrario…

A quién facturas

A veces tengo cierto síndrome bipolar… Me pasa cuando recibo una factura dirigida a Traducciones Platónicas, SL, en vez de a Neoatlas Traducciones, SL, con la dirección postal y el NIF también cambiados.

No es horrible, de acuerdo; me quedo con que trabajas para ese otro cliente, pero queda un poco raro, ¿verdad?

Me confieso culpable de haber enviado una factura al cliente equivocado.

¿La penitencia? Sensación interna desagradable durante días…

Factura simple

Yo aquí te diría «¡viva la simplicidad!» o te hablaría de la navaja de Ockham.

Te pido que consideres simplificar la factura al máximo. Lo digo porque recibo facturas con el desglose de todos los archivos traducidos con palabras, tarifa e importe correspondientes, cuando esa tarea la hice yo en el pedido que le envié. El caso es que 1 línea de pedido con su importe global es mucho más sencilla que 10 líneas, una por cada archivo. Como puedes entender la segunda forma es mucho más complicada; no solo tardarás más, sino que la posibilidad de equivocarte es 10 veces mayor.

Recomendación: simplifica la factura todo lo que puedas, con tal de que tu cliente esté de acuerdo.

Formato de archivo

Es mejor enviar la factura en PDF, no en un formato de Microsoft Word (DOC, DOCX, RTF) ni de Microsoft Excel (XLS o XLSX).

No es un error, sino una recomendación, porque para alguien como yo es muy difícil no mirar qué hay dentro de una factura editable y toquetearla… Sí, me confieso un poco fisgón…

🙂

Contra los fisgones podrías bloquear el documento de Excel o Word, es verdad, pero es que aún no hay un motivo más importante para enviar las facturas en formato PDF: si tu versión de Word o Excel es distinta a la mía, lo que sucede a menudo, es muy posible que vea una factura algo diferente a como tú la ves. Lo típico es que la factura me ocupa 2 páginas, mientras que supongo que a ti sola te ocupa 1 página.

La verdad: Es un rollo estar toqueteando la factura para que ocupe solo una página antes de imprimirla y mientras lo hago me asaltan pensamientos viscerales a favor de la eutanasia del software desfasado. Aunque luego me arrepiento de esos pensamientos, queda un poso desagradable.

El flujo

No es un error en sí, pero quizás lo aplaudiría para condenar a alguien al infierno.

Digamos que una factura tiene un importe neto al que se aplican los impuestos; casi siempre son presupuestos IVA y RPF. La forma de calcular estos impuestos es a partir del importe neto (también llamado base imponible total o como lo quieras llamar) en un proceso que podríamos llamar «lineal». De la base imponible se calculan los impuestos y de todo lo anterior se calcula el importe de la factura con una suma algebraica. ¿Ves qué lineal es?

Doy el visto bueno de las facturas que me llegan, así que cuando la factura no es lineal, créeme, es un pequeño suplicio… Este sentimiento viene corroborado por charlas de café con el gestor contable, que alguna vez me comentó que cierto traductor (no diré quién) emitía facturas algo enrevesadas y que costaba seguir.

No es incorrecto, lo hemos dicho, porque en la factura están todos los datos, pero una factura desordenada, para un cabeza cuadrada como yo, da pistas sobre tu personalidad que no querrías ver aquí escritas.

Enviar la factura

Por último, no es un fallo en la factura en sí, sino en tu sistema de facturación: para cobrar, antes tienes que enviar la factura, ¿verdad?

Por eso me llaman la atención esos traductores que no envían la factura hasta que se lo recuerdo al cabo de un año.

Misterios de la vida…

La solución para enviar la factura correcta

Te voy a dar una fórmula mágica para no enviar facturas con errores.

Para enviar la factura correcta, sin ninguno de los errores comentados aquí, tienes que ser metódico, dedicarle el momento cuando tienes todo el tiempo del mundo y sin la presión de enviar ninguna entrega a un cliente.

Digamos que esto es la base, sin la cual no podrás aplicar mi fórmula mágica.

Una vez preparada la factura, fíjate bien, vas a revisarla 3 veces. Cada vez que la revises y no encuentres ningún error, haces una marca en tu cuaderno o bloc de notas:

Sin errores en la factura

Si encuentras un error, lo corriges en la factura, borras las marcas que tengas y vuelta a revisar desde el principio.

Es decir, que solo podrás enviar la factura cuando tengas 3 marcas consecutivas tras haber revisado al completo la factura.

3 pasadas consecutivas en la revisión de la factura

Es un procedimiento que me enseñaron hace tiempo, porque soy propenso a enviar facturas y presupuestos con algún error.

Por supuesto, puedes ayudarte con tus propios trucos, como por ejemplo, hacer cuadrar las cuentas: que el importe de tu factura coincida con la suma de los pedidos individuales. Si no cuadra, hay algún error en las cifras que deberás repasar.

Además, si trabajas con otros traductores, puedes revisar tú primero la factura y luego hacértela revisar por otro compañero. La máxima de «Cuatro ojos ven más que dos» también se cumplo aquí. Recomendada totalmente… Aunque tu compañero no sepa confirmar el concepto ni las cifras, suele ser muy hábil en cazar fechas imposibles, descuentos aplicados como recargos o viceversa, importes desorbitados o ridículos que pintan incorrectos.

Conclusiones

Si has seguido el artículo al completo, puedes ver que el error puede esconderse detrás de cualquier esquina de la factura. Así que se recomienda una revisión completa de la factura para evitar el engorro de enviar facturas erróneas a tus clientes y problemas con Hacienda. Os lo agradeceré ¡y mi gestoría, también!

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