Como ya dije en esta entrada de Traducir con dos monitores, casi siempre tengo abierto el programa de correo (en mi caso, Outlook).
Esto parece ir en contra de algunas normas de productividad. Me explico: hay gurús de la productividad que recomiendan consultar el correo tres veces al día como máximo: una por la mañana, otra a mediodía, y otra por la tarde. Fuera de estos tres momentos, habría que tener cerrada la aplicación para evitar las interrupciones, que son el talón de Aquiles de la atención durante el trabajo.
Minimizar las interrupciones
Estoy de acuerdo en que las interrupciones son terribles para la productividad, pero creo que recomendar como máximo tres veces la consulta del correo al día es el caso particular del gurú. No se me pasa por la cabeza hacer algo así: si me contacta un cliente, necesito saber qué necesita en ese momento para poder contestar de alguna forma.
Algo parecido es si se trata de un correo de un traductor con quien trabajo. Es normal que surjan dudas durante la traducción, y lo deseable es que el traductor no se las guarde para sí mismo, sino que me las consulte (lo más habitual y efectivo suele ser un correo electrónico) y no conviene retrasar el inicio de una larga cadena: lectura detenida del mensaje, análisis del problema, pensar las posibles soluciones, e incluso, consulta al cliente, quien a su vez se lo deberá pensar y responderme, y finalmente contestar al traductor con la respuesta de su duda. A veces es un proceso rápido, pero otras no lo es, y no puedo demorarlo unas horas, por muy gurú que sea la recomendación.
Mi norma es: Outlook, siempre abierto.
Así pues, en cualquiera de los dos casos, si recibo un correo de un cliente o de un traductor, dejaré para más tarde lo que esté haciendo en ese momento, y presto atención a lo que quieren. Una vez léido el correo, decido si sigo con lo que estaba antes o cambio de tarea.
Configuración de Outlook 2010
Eso sí, tengo configurada una alerta para que me avise de que ha llegado un nuevo correo electrónico. De esta forma, no necesito estar continuamente mirando Outlook para ver si ha llegado un correo; lo tengo siempre minimizado, y así evito las distracciones y microinterrupciones de la tarea que tengo entre manos.
De esta manera, si no veo este cuadro de diálogo, significa que puedo seguir con mi tarea actual porque no hay ningún correo por el que me tenga que preocupar.
Para ello, en Outlook 2010, lo configuro de esta manera:
Selecciona el menú Archivo > Información > Administrar reglas y alertas
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona Nueva regla.
Pulsa en el enlace especificada para poder seleccionar tu cuenta de correo de trabajo (en este ejemplo es «Trabajo»).
Pulsa el botón Siguiente para seguir con el asistente de reglas:
Ahora ve casi al final de la lista, marca la casilla Mostrar un mensaje determinado en la ventana Alerta de nuevo elemento, pulsa en el enlace un mensaje determinado y escribe el nombre que te aparecerá cuando recibas un correo de trabajo, en este caso, «Correo de trabajo».
Este método sería perfecto si no fuera por la maldición de los tiempos modernos: el correo no deseado (alias spam). Cada día me entran unos cuantos de estos correos basura, puede que lleguen a la treintena, y aquí es cierto que se me va la concentración innecesariamente varias veces al día. ¿¡Qué le vamos a hacer!?
Ya poniéndome en tu piel, querido traductor, pienso en otra situación en la que este procedimiento podría no ser factible para ti, o al menos no tan eficaz. Si utilizas tu cuenta de trabajo también para comunicarte con tus amigos, lo más probable es que te distraigas más continuamente de lo necesario. Recibir un mensaje de un amigo o pareja mientras estás totalmente enfocado en tu tarea, es una tentación a la que es muy difícil no caer, y en esto, sí que estoy de acuerdo con los gurús: cuantas más distracciones tengas al día, más improductivo serás.
Si este es tu caso, te doy una solución: si tienes una cuenta gmail, hotmail, yahoo o live para todo, te recomiendo que separes de alguna forma tu lado personal y tu lado profesional.
Por ejemplo, podrías dedicar la cuenta de gmail a temas personales y la de hotmail al trabajo. De esta manera, puedes configurar Outlook para que compruebe tu correo profesional bastante a menudo (en mi caso tengo configurado Outlook para que compruebe automáticamente si hay correo cada 10 minutos) y que compruebe el personal cada hora, por ejemplo.
Para las cuentas personales, podrías agruparlas en Outlook para descargarte los correos cada hora:
Si eres valiente de verdad, puedes decidir no descargarte automáticamente ningún correo personal y solo lo harás manualmente en tus pausas programadas o porque el cuerpo te pide parar, para relajarte unos minutos bajándote estos correos personales (asegúrate de que tu jefe está de acuerdo con esto, ¿de acuerdo?). Para esto último, deberás desmarcar la casilla Programar un envío o recepción automáticos cada X minutos.
En este cuadro de diálogo, puedes añadir o quitar tus cuentas de correo de cada grupo; para ello, pulsa el botón Editar.
El objetivo es no dejar que algo importante para ti, como es la comunicación, interfiera con tu productividad, con lo que consigues maximizar tu trabajo al final del día.
Para terminar, y espero que no me termines odiando: quien habla de distracciones por el correo electrónico, ídem para los mensajes cortos, ya sean de Skype, WhatsApp, Line, Facebook, Google+, y un largo etcétera de aplicaciones para móvil y para ordenador.
Conclusiones
- Para maximizar tu trabajo deberás minimizar el número de elementos que te distraen a lo largo del día.
- Proponte firmemente que mientras estás inmerso en una tarea, nada, o casi nada, te sacará de ahí, de ese estado de gran concentración que tienes, porque una vez que lo abandonas, te costará un tiempo hasta entrar de nuevo en ese mismo estado.
- Decide lo que te puede o no distraer y como recomendación, limita de alguna manera tus correos personales y actividades en redes sociales personales.
- Entre los elementos que te pueden distraer y menoscabar tu productividad está el número de veces que consultas los mensajes en tu programa de correo. Más aún si son temas personales, ¡y no solo correos!
Te he contado cuántas veces consulto mi correo al día (cada 10 minutos), pero ahora decides tú para ti…
