Lo habrás oído unas cuantas veces: ¡es necesario hacer copias de seguridad!
¿Verdad?
Si eres de los que menosprecia tener copias de seguridad, intentaré en este artículo varias cosas:
- demostrarte lo importante que son;
- producirte tal desazón que te obligues a hacerla hoy mismo, sin esperar a mañana.
Si perteneces al selecto grupo que hacen sus copias de seguridad, es posible que aprendas algo con la lectura. Si tienes algo que añadir, te ruego que lo comentes, así todos podremos aprender.
🙂
¿Empezamos?
¿Por qué hacer copias de seguridad?
Si eres un profesional que vive de dar servicios de traducción, pero extensible a cualquier servicio, hay unos hechos incontestables que te harán comprender enseguida porqué necesitas hacer copias de seguridad. Son estos:
a) Discos duros
Casi con toda seguridad estás grabando los datos en un disco duro alojado en tu ordenador o portátil.
Pues bien, la estadística dicta una ley inexorable: que tu disco duro tiene una vida media de 10 años. Puede que sean más, o puede que sean menos, pero en algún momento tu disco duro dejará de funcionar y se perderán todos los datos que tengas grabados.
Nota: En realidad, si entregas ese disco duro a una empresa especializada en rescate de datos en discos duros averiados, puede que recuperes gran parte de la información, a un precio de varios cientos de euros y al cabo de varias semanas de espera. En fin, no te recomiendo ninguna de estas situaciones:
- sufrir un buen sobresalto por ver que LO HAS PERDIDO TODO;
- estar esperando durante semanas a que esa empresa pueda recuperar algo de tu disco duro;
- pagar esa cantidad tan grande por la recuperación de datos;
- decirle a tu cliente que retrasas la fecha de entrega;
- rehacer el trabajo de varios días o semanas.
Por eso, te recomiendo hacer copias de seguridad de forma regular.
b) Discos duros de estado sólido
También llamados discos SSD (siglas en inglés Solid-State Drive), son unos discos que se van imponiendo cada vez más en el mercado según bajan sus precios y van reemplazando a los discos duros mecánicos.
Tienen la interesante característica de ser bastante más rápidos, más pequeños y más silenciosos que los discos duros a la usanza, ya que no tienen elementos mecánicos, a costa de dos detalles:
- son más caros por GB de capacidad;
- son más vulnerables.
Con lo de «más vulnerables», quiero decir que en condiciones especiales, como en los transitorios eléctricos que se producen en los grandes apagones, tienen una mayor probabilidad a perder datos que los discos duros de toda la vida.
No es una tecnología madura como la del disco duro, así que hay que esperar a que estos inconvenientes se vayan solucionando.
En definitiva, lo dicho para los discos duros se aplica a los discos de estado sólido, así que se mantiene la recomendación de hacer copias de seguridad de forma regular.
c) ¡Esas manitas!, o el borrado sin querer
No me digas que nunca te ha salido esta pregunta y has pulsado el botón equivocado:
¿Nunca se te ha ido la mano borrando archivos?
¿Y nunca los has borrado de forma que no los puedes recuperar de la Papelera de Windows?
🙁
Sería solo un pequeño inconveniente si no fuera porque ese archivo borrado era justamente el archivo que estabas traduciendo. ¡Estás a punto de desmayarte porque estás viendo que has perdido un día completo de trabajo!
Para que no te den estos soponcios, y quedes mal con tu cliente porque entregas tarde la traducción, debes seguir la misma recomendación de hacer copias de seguridad.
Nota: En este caso también hay otra salida, que puedes aplicar si te das cuenta enseguida del borrado accidental del archivo. Se trata de usar alguna aplicación especial para recuperar archivos borrados. A pesar de que el archivo borrado no aparece por ninguna parte en el Explorador de Windows, en realidad el archivo está en alguna parte del disco duro y puede ser recuperado si se sabe cómo. La desventaja de esta posibilidad es que la probabilidad de recuperar correctamente el archivo disminuye a pasos agigantados con el uso posterior del disco duro desde que se borra accidentalmente el archivo.
d) Brujas, haberlas, hailas
No quería dejar este apartado, sin una nota, que no por poco habitual, no deja de ser curiosa…
Ya en serio, no se trata de algún efecto de la existencia de brujas o fenómenos paranormales, pero haría dudar hasta a la persona más racional… Me refiero a que en condiciones muy especiales puedes llegar a perder un archivo con el estás trabajando.
Hace bastantes años fui testigo de una de estas historias de brujas:
Los archivos de traducción se guardaban no en un PC personal, sino en un NAS (Network-Attached Storage), que es un ordenador especializado en guardar archivos. ¿Qué es lo que pasó? Pues que hubo un corte en el suministro eléctrico que apagó el PC del traductor y el NAS al mismo tiempo, justo cuando el traductor estaba guardando el archivo que estaba traduciendo, una tarea que duraba unos cinco segundos. Ya es casualidad, pero pasó como te digo, te lo aseguro… El resultado es que el archivo desapareció del NAS; seguía estando el resto de archivos, pero faltaba el que estaba trabajando el traductor. Ni el traductor ni yo nos lo podíamos creer, pero solo puedo achacar la desaparición del archivo al apagón, y después leí en internet que era posible. Es muy improbable, pero posible… La situación se salvó gracias a la copia de seguridad de ese archivo del día anterior, pero para evitar estos problemas, quizás te lo estás imaginando, lo más recomendable es instalar un SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida).
Ya lo sabes, y tenlo en cuenta como defensa cuando nadie te crea porque dice que «¡No he hecho nada!».
🙂
Mentalidad del creador de copias de seguridad
En principio, hay que seguir el sentido común, que dice que tienes que hacer copias de seguridad de todos datos que echarás de menos si tu disco duro dejara de funcionar o si hubiera brujas malévolas que borren datos.
No te preguntes si tu disco duro algún día tendrá una avería, sino más bien qué pasará cuando tu disco duro deje de funcionar.
Lo mejor que puedes hacer es estar preparado para esa contingencia. Por doloroso que sea tener que comprarse quizás hasta un portátil nuevo, lo peor que te puede pasar es que pierdas datos vitales para seguir con tu actividad profesional, porque entonces tardarás muchísimo tiempo en ponerte en marcha de nuevo, con la consiguiente pérdida de ingresos.
Hasta ahora hemos considerado un pequeño desastre informático como la causa de un gran desastre tuyo personal o profesional. Pero puedes analizar también otros «desastres». Por ejemplo:
- ¿Qué pasaría si mientras estoy de vacaciones unos ladrones entraran en mi casa y robaran mi ordenador?
- ¿Qué pasaría si mientras estoy en el aeropuerto dejo olvidado mi portátil en la sala de espera?
- ¿Qué pasaría si un incendio devorara mi casa por completo?
La respuesta tiene que ir más allá de lo evidente de que has perdido tu ordenador o tu portátil. A menudo, ese es el menor gasto…
La filosofía detrás de las copias de seguridad es:
- La probabilidad de que un disco duro deje de funcionar es muy baja (aunque distinta de cero).
- Por eso, se hace la copia de seguridad en otro soporte de almacenamiento.
- Es realmente improbable que se averíen los dos soportes de almacenamiento al mismo tiempo (aunque un incendio puede destruir ambos sin ningún problema).
¿Dispuesto a ponerte la gorra de Creador de copias de seguridad?
Dedícale un tiempo, elabora un documento en el que plasmes todas las cosas que podrían ir en tu contra, valora el riesgo de que ocurran y el impacto que tendrían en tu vida profesional.
Haz una lista de todas las carpetas (o archivos individuales) que no quieres perder.
Revisa esa lista cada día, y añade y valora el impacto de perder cada carpeta o archivo.
Dos historias reales, que podrían ser tuyas
Por si no he logrado meterte miedo auténtico en el cuerpo, te voy a dar dos ejemplos reales:
Sucedió que se averió un disco duro, y como era vital empezar cuanto antes, se compró un disco nuevo ese mismo día, se montó en el ordenador y se instaló casi todo el software necesario para dejar el ordenador operativo al siguiente día. Los datos no se perdieron porque había una copia de seguridad del día anterior, de modo que solo se perdieron unas horas de trabajo. Ya con tiempo, fuera de la etapa crítica de puesta en marcha, se terminó de instalar todo el software necesario.
¿Te das cuenta de que el coste fue mínimo?
¿Sabes por qué fue mínimo?
Porque al tener a buen recaudo una copia de seguridad:
- los datos vitales no se habían perdido;
- se pudo retomar el trabajo rápidamente.
Piénsalo: sin esa copia de seguridad, puedes perder hasta las ganas de volver a trabajar. Piénsalo…
Esto me pasó una vez, pero ya perdí la cuenta del número de archivos borrados sin querer… Siempre se salió del paso con una mínima pérdida de tiempo, porque los datos estaban en la copia de seguridad.
De verdad que no te deseo la experiencia de tener que repetir una traducción desde el principio…
No creas que las copias de seguridad son solo para tu plano profesional. Que se lo digan a un vecino, que perdió el disco duro con las fotografías familiares de varios años y tuvo que recurrir a una empresa especializada en recuperar datos de discos duros averiados, además de esperar varias semanas angustiosas y desembolsar varios cientos de euros para que un experto le recuperara finalmente las fotos. Una experiencia estresante, pero aprendió la lección y ¡ahora ya se hace sus copias de seguridad!
¿De qué hay que hacer copias de seguridad?
Piensa en los datos críticos que pueden hacer que tu actividad se detenga, y por tanto, tus ingresos caigan a cero durante un periodo que no te puedes permitir…
Por ejemplo, veo críticos los siguientes datos:
- Los trabajos en curso, junto con los pedidos. ¿Qué pasaría si pierdo la traducción de un pedido en el que he invertido 3 semanas?
- Facturas entregadas. ¿Qué pasaría si pierdo todas las facturas y el registro de las mismas?
- Activos:
- Memorias de traducción y glosarios. ¿Qué pasaría si pierdo mi única memoria de traducción de varios años y los glosarios de todos los clientes?
- Números de serie de programas de software. ¿Qué pasaría si pierdo el número de licencia de software crítico para traducir? ¿Lo tendría que comprar de nuevo?
- Logotipo. La excusa habitual después de un desastre informático es: «No sabía que solo lo tenía en mi PC…»
- Macros (de Word, Excel o AutoHotkey). ¿Cuánto tiempo tardaría en recrear esas macros que me simplifican mucho la vida?
- Plantillas (presupuestos y facturas). ¿Cuánto tiempo tardé en crear estas plantillas?
- Correos de Outlook. ¿Tengo la información vital solo en el correo y no en ningún otro sitio? ¿Tengo un correo necesario para presentar como prueba en un juicio?
- Contraseñas de sitios/servicios web. ¿Las tengo apuntadas en algún otro lugar?
- Base de datos de clientes (actuales o potenciales), con notas del seguimiento comercial. Mon Dieu ! Touché !
- …
No serían datos tan críticos, pero sí interesantes para incluir en la copia de seguridad, los siguientes:
- Declaración de los impuestos presentados.
- Carpeta Favoritos de tu navegador web. Así los puedo importar rápidamente.
- Libros en formato PDF comprados. ¿Los tengo que pagar otra vez!
- Curriculum vitae. ¿Tengo ganas de reescribir mi CV si lo pierdo?
- Listas:
- de programas de software instalados en tu PC. Así podré ir rápido si tengo que reinstalar tu PC desde cero;
- de reuniones concertadas. Ningún cliente se creerá si le explico que no acudí a la reunión porque se me borró el calendario;
- de facturas (emitidas, pendientes de pago);
- de ideas;
- de tareas pendientes;
- Hoja de cálculo de tesorería. Una actividad que no subcontrato, ¡y me arriesgué a perderla para siempre!
- …
Cuándo hacer las copias de seguridad
No hay una receta exacta para todos los casos, de modo que lo mejor es que tú analices qué puedes perder en caso de que pase algo que no debería pasar y compararlo con el tiempo y coste en que incurres por hacer la copia de seguridad y te prepares para lo peor.
De todas formas, pueden decirse un par de generalidades:
- haz una copia de seguridad de tu trabajo diario;
- haz una copia completa mensual o bimensual.
1.- Copia de seguridad diaria
Aquí deberás copiar buena parte de todo lo que creas que es vital para continuar con tu negocio en caso de que tu disco duro diga «¡Hasta aquí hemos legado!» o que haya un manazas que borre archivos sin querer.
Son datos que cambian cada día, de modo que los candidatos a incluirse en tu copia de seguridad diaria son:
- los trabajos realizados hoy;
- las facturas emitidas hoy;
- tus facturas emitidas y recibidas y el registro de facturas.
Como hay pocos datos, esta copia de seguridad seguramente ocupará muy pocos megabytes (MB).
2.- Copia de seguridad mensual/bimensual
Cada dos o cuatro semanas deberías hacer una copia de seguridad más completa con todos los datos críticos que tienes identificados y los no tan críticos, pero que te conviene tener a buen recaudo.
Al contrario que la copia de seguridad diaria, habrá muchos datos que pueden ocuparte cientos de MB o varios GB.
Con el tiempo tendrás guardadas muchas copias de seguridad diarias y varias mensuales/bimensuales. En principio guarda cuantas copias puedas, ya que no es nada atípico necesitar un archivo que hace un año estaba en tu disco duro, y ya no está… ¡No importa, porque lo tienes en tu copia de seguridad!
¿Cómo hacer las copias de seguridad?
En realidad cubriré esta parte con más detalle en el siguiente artículo, pero como supongo (y espero) que estés hecho un flan ahora por temor a que tu disco duro se averíe mientras me estás leyendo, te diré que la forma más fácil es copiar lo más vital a una carpeta de otro disco duro (ya sea interno, externo, o a otro PC). Incluso te puede servir hasta una llave USB de unos pocos GB.
Así que, para dormir bien esta noche, copia todos los archivos que veas críticos en otro soporte de almacenamiento. No esperes al siguiente artículo para ver cómo puedes hacerlo de la manera más fácil. Si no tienes ninguna copia de seguridad, lo más recomendable es hacerla ya mismo de forma manual (copiar y pegar con el Explorador de Windows).
En el próximo artículo profundizaremos más en un par de ideas importantes y automatizaremos el proceso para que no haya ninguna excusa.
Conclusiones
Hemos visto que los dispositivos de almacenamiento pueden fallar, y no es nada improbable que lo hagan en un plazo de unos 5 años.
Por ello, hay que guardar a buen recaudo una copia de seguridad, porque pueden salvarte la vida profesional, literalmente.
¡Guarda una copia de seguridad en tu vida!
Ahora es tu turno: ¿no hacías ninguna copia de seguridad y has decidido que las tienes que hacer?
¿Algún dato más que no está en este artículo que necesitas también en la copia de seguridad?
Cualquier idea que tengas, comenta, por favor, para que todos podemos aprovechar la información…
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Prometido: En el próximo artículo te diré una forma automatizada de crear copias de seguridad.
Nada más, solo un par de recomendaciones si te interesan las copias de seguridad:
- Lee los otros artículos de seguridad de este mismo blog. Los tienes todos si filtras por «tarifas» en la lista de categorías (columna derecha del blog).
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Gonduana es una colección de recursos para traductores.
Por imperativo legal, debo declarar que la imagen del diablo rojo es cortesía de http://www.aha-soft.com, mientras que la del incendio es cortesía de http://icons8.com.
Derechos de la imagen con el disco duro y estetoscopio en la portada, de Fotolia.
