Imagínate que tu cliente te envía una presentación en formato PPT o PPTX (Microsoft PowerPoint). Por ejemplo, te la envía en inglés, y tú lo vas a traducir a español.
Tardas un par de días en ello, y cuando te aseguras de que todo está bien, se la envías traducida por correo electrónico.
¿Seguro que todo está bien?
Si tu respuesta es un sí, sigue leyendo, porque puede que te sorprendas.
Aprovecharé para contarte una aplicación típica de las macros: la que nos libera de tareas repetitivas y que convierten una tarea manual de 1 hora en esperar 10 segundos con las manos cruzadas, además de hacerlo sin errores.
Índice
Imagínate que tienes este documento PPTX en inglés:
Y que lo traduces a español:
¿Te das cuenta del subrayado ondulado de color rojo?
El motivo es que el texto sigue marcado como inglés, y el corrector no reconocerá la mayoría de las palabras.
En mi opinión, el trabajo no estaría terminado:
- primero, porque es posible que hayas dejado algún error en algún cuadro de texto. Con todo ese subrayado rojo, no ves bien los gazapos
- segundo, si el cliente ve todas esas líneas onduladas, se puede sentir más confuso aún.
Por ello, de nuevo en mi opinión, deberías cambiar el idioma de los cuadros de texto antes de enviar la presentación traducida a tu cliente.
Lo puedes hacer de forma manual así: desde la ficha Revisar de la cinta de PowerPoint, seleccionas el botón Idioma y después Español en la lista:
Imagínate tener que hacer esto para una presentación de 200 páginas y cerca de 1000 cuadros de texto. Hacerlo a mano sería muy ingrato, ¿verdad?
Además, te saltarías alguna diapositiva o algún cuadro de texto. Simplemente, no te meterías en este engorro… ¡pero deberías solucionarlo!
No te preocupes: las macros están para esto.
Preparar la macro
En este caso, la macro que podrías ejecutar sería esta que te puedes descargar:
macro VBA para cambiar idioma en PowerPoint (formato TXT)
Está escrita en VBA, abreviatura de Visual Basic for Applications, una suerte de lenguaje de programación que con pequeñas diferencias se aplica a todas las aplicaciones de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint y Access.
En el vídeo al final del artículo, te cuento exactamente cómo hacerlo, pero básicamente ser trata de insertar el texto anterior con la macro en un documento nuevo con formato PPTM, un formato que sí permite guardar macros.
Creas un documento nuevo (recuerda guardarlo en formato PPTM; si no lo haces con esta extensión, no podrás grabarlo (es una medida de seguridad).
En la ficha Programador de la cinta, seleccionas Visual Basic (o bien con el atajo de teclado ALT+F11).
Insertas un nuevo módulo:
Y pegas la macro en el gran espacio en blanco que te aparece:
En este caso, la macro se llama Cambiar_Idioma_a_Español.
En el vídeo te explico por encima qué hace cada línea de esta macro.
Ejecutar la macro
Con el PPTM terminado, ahora solo falta lo más fácil: ejecutas esa macro desde la presentación en español (ficha Programador de la cinta y seleccionas Macros, o bien con el atajo ALT+F8), y en cuestión de unos segundos puedes tener limpio un documento de 200 diapositivas y 1000 cuadros de textos.
Con esto tendrías tu presentación limpia y lista para pasar el corrector ortográfico.
Más detalles de la macro
Pero hay algún detalle que solo te cuento en el vídeo, como que hay que tener en cuenta la configuración de seguridad: en principio, PowerPoint, al igual que el resto de aplicaciones de Microsoft Office, deshabilita las macros, por lo que deberás hacer un paso especial para poder utilizarlas. En el vídeo te lo cuento…
Por otra parte, puedes editar fácilmente la macro para que todos los cuadros de texto de las diapositivas tengan el idioma que tú quieras: gallego o euskera, catalán, francés… Simplemente, cambia el código de idioma de la macro de esta línea (3082, en la macro que te has descargado):
por el código que aparece en la columna derecha de este enlace (listado de idiomas y códigos asociados):
http://msdn.microsoft.com/es-es/goglobal/bb964664.aspx
Por ejemplo, 1027 para catalán.
EDITADO el 22/mar./2017: Este enlace ya no muestra los códigos decimales necesarios para la macro. Lee, por favor, el comentario de El Pianero Solitario.
Además, la macro no arregla los SmartArt: son textos especiales, muy visuales que pueden ser tablas, gráficos de tarta, piramidales… Lo cierto es que cada vez se ven más en los encargos, y aunque es una pena, lo cierto es que no supone un trabajo extra. Un día de estos me pondré a ver cómo solucionarlo…
El vídeo
Bueno, todo esto te lo cuento en este vídeo:
Como siempre, te recomiendo ver el vídeo directamente desde YouTube, en HD y a mayor tamaño:
http://www.youtube.com/watch?v=oLtmp2MBHrM
Conclusión de la macro para cambiar el idioma
Las macros nos dan libertad para hacer tareas más divertidas, más humanas y menos repetitivas.
En este artículo trato de una macro escrita en VBA para una tarea muy particular: marcar cientos, puede que miles, de cuadros de texto de una presentación en PowerPoint; ¡todo en unos segundos!
Prepara la macro en 5 minutos y ejecútala las veces que quieras, esa es la esencia de las macros.
Si te interesan las macros, también te puede interesar este artículo de macros AutoHotkey, también de Gonduana.
Epílogo de las macros
Con las macros, hay tres cosas que debes tener en cuenta:
- Darse cuenta de si una tarea concreta es susceptible de ser abordada con una macro
- ¡No hay que escribir la macro! Aunque la macro que has visto es fácil de entender (te la explico por encima en el vídeo), admito que es difícil de escribir. Pero no importa, te contaré un secretito: ¡no es mía: la busqué en internet!
Tú también puedes hacer lo mismo. Posiblemente la macro ya existe, porque alguien la escribió hace tiempo; en unos minutos cambias la macro a tu gusto y ¡ya la puedes usar! - Escribes la macro una sola vez y la usas mil. Rara es la semana que no ejecuto esta macro, la misma macro que no cambio desde hace años.
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¿Te ha parecido útil esta macro para cambiar el idioma en las diapositivas PowerPoint? Cuéntame si has decidido que a partir de ahora vas a ejecutar esta bonita macro para entregar limpia tu presentación traducida.
Nada más… Solo falta la macro de cierre del artículo:
The End
🙂 🙂 🙂 🙂 🙂